Додаток до рішення виконавчого комітету

міської ради

від ______2019 року №______

ПОЛОЖЕННЯ
про Реєстр територіальної громади міста Чорткова

1. Загальні положення

1.1. Положення про Реєстр територіальної громади міста Чорткова (далі - Положення) визначає порядок формування та ведення Реєстру територіальної громади міста Чорткова (далі — Реєстр), а також надання відомостей з нього.

1.2. Правовою основою діяльності Реєстру є закони України "Про місцеве самоврядування в Україні", "Про адміністративні послуги", "Про інформацію", "Про захист персональних даних", "Про свободу пересування та вільний вибір місця проживання в Україні,", постанова Кабінету Міністрів України від 02.03.2016 № 207 “ Про затвердження Правил реєстрації місця проживання та Порядку передачі органами реєстрації інформації до Єдиного державного демографічного реєстру” та інші нормативно-правові акти.

1.3. У цьому Положення терміни вживаються у значеннях, наведених у Законах України “ Про інформацію”, “ Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах”, “ Про захист персональних даних”, № Про свободу пересування та вільний вибір місця проживання в Україні”.

2. Завдання Реєстру

2.1. Завданням Реєстру є забезпечення органів реєстрації, на які покладені функції реєстрації та зняття з реєстрації місця проживання/перебування фізичних осіб на території міста Чорткова, засобами автоматизації процесів формування та ведення реєстру територіальної громади міста Чорткова відповідно до вимог нормативно-правових актів України, актуалізації даних в Єдиному державному демографічному реєстрі, обміну відомостями між реєстрами інших територіальних громад України у частині реєстрації та зняття з реєстрації місця проживання/перебування фізичної особи у разі її вибуття з однієї адміністративно-територіальної одиниці та прибуття до іншої адміністративно-територіальної одиниці.

2.2. Призначення Реєстру - інформаційно-довідкове та організаційно-технологічне забезпечення процесів реєстрації та зняття з реєстрації місця проживання/перебування фізичної особи, що здійснюється органами реєстрації в місті Чорткові.

2.3. Реєстр забезпечує:

зберігання персональних даних, що внесені до Реєстру, та їх відображення за встановленою формою;

формування та друк заяви-анкети про реєстрацію / зняття з реєстрації місця проживання/перебування фізичної особи;

формування та друк відмови у здійсненні реєстрації / зняття з реєстрації місця проживання/перебування фізичної особи;

перевірку персональних даних особи за базами даних, які сформовані з використанням персональних даних Державного реєстру виборців;

формування та друк заяви-анкети для внесення інформації до Єдиного державного демографічного реєстру;

взаємопов'язаний пошук за атрибутами, відображення в інтерфейсі результатів, друк списку чи картки;

коригування даних, перереєстрацію місця проживання/перебування фізичних осіб та скасування реєстрації / зняття з реєстрації місця проживання/перебування фізичних осіб;

збирання, підготовку, введення інформації (даних) з первинних документів та сканованих документів;

перевірку факту реєстрації / зняття з реєстрації місця проживання/перебування фізичної особи за іншою адресою в межах обслуговування реєстру;

пошук інформації про фізичну особу за базою даних Реєстру;

формування та друк за встановленими формами звітів, довідок, карток, повідомлень тощо;

формування єдиної бази даних для зберігання, обробки та використання інформації щодо обліку осіб, які проживають/перебувають на території міста Чорткова;

автоматизацію процесів реєстрації / зняття з реєстрації місця проживання/перебування фізичних осіб;

взаємодію з Єдиним державним демографічним реєстром, реєстрами інших територіальних громад;

пошук та обробку даних за будь-якими критеріями та фільтрами, автоматизоване формування довідок та інформаційно-аналітичних звітів.

3. Інформаційні ресурси Реєстру

3.1. Інформаційні ресурси Реєстру - база даних, призначена для зберігання, обробки, використання інформації, що створюється, ведеться та актуалізується органом реєстрації для обліку фізичних осіб, які проживають на території міста Чорткова.

3.2. Інформація, що обробляється в Реєстрі, є власністю територіальної громади міста Чорткова і підлягає захисту в установленому порядку.

3.3. Порядок обробки і захисту персональних даних, що містяться у Реєстрі, визначається володільцями, розпорядниками персональних даних самостійно відповідно до Закону України "Про захист персональних даних" з урахуванням наказу Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини від 08 січня 2014 року N 1/02-14 "Про затвердження документів у сфері захисту персональних даних".

4. Суб'єкти Реєстру

4.1. Суб'єктами Реєстру є:

власник Реєстру;

розпорядник Реєстру;

адміністратор Реєстру;

користувачі Реєстру.

4.2. Власником Реєстру є територіальна громада міста Чорткова.

4.3. Розпорядником Реєстру є Відділ з питань державної реєстрації Чортківської міської ради.

Завдання розпорядника - вирішення організаційних питань щодо забезпечення формування та ведення бази даних Реєстру, надання доступу до інформації, що обробляється в Реєстрі, прийняття управлінських рішень стосовно розвитку і вдосконалення Реєстру, а також інші завдання, передбачені законодавством.

4.4. Адміністратор Реєстру — Сектор інформаційно-програмного забезпечення Чортківської міської ради відповідає за функціонування та експлуатацію Реєстру.

Завдання адміністратора Реєстру - організація виконання функцій контролю за дотриманням правил, процедур, технології обробки інформації в Реєстрі, розгортання та налаштування робочих місць користувачів, адміністрування облікових записів користувачів згідно із заявками розпорядника Реєстру (у форматі прізвище, ім'я, по батькові, посада, індивідуальний податковий номер), надання консультацій та технічної підтримки користувачам Реєстру.

4.5. Користувачі Реєстру - службові/посадові особи розпорядника Реєстру, державні органи, підприємства та установи, які в установленому порядку отримали відповідне право доступу до інформації Реєстру у зв'язку з виконанням службових/посадових обов'язків.

5. Функціонування та технічний захист Реєстру

5.1. Організаційні заходи щодо формування, ведення і підтримання в актуальному стані Реєстру здійснюються відділом з питань державної реєстрації Чортківської міської ради.

5.2. Прийняття взаємоузгоджених управлінських рішень стосовно розвитку та вдосконалення Реєстру здійснюється Сектором інформаційно- програмного забезпечення Чортківської міської ради спільно з Відділом з питань державної реєстрації Чортківської міської ради.

5.3. Оснащення технічними та технологічними засобами базується на використанні сучасних інформаційних технологій, засобів комп'ютерної техніки, телекомунікаційного обладнання, загальносистемного та прикладного програмного забезпечення. Робочі місця користувачів Реєстру повинні бути об'єднані єдиною телекомунікаційною мережею.

5.4. Інформаційне забезпечення базується на цілісності та несуперечливості інформації Реєстру, що забезпечується використанням визначеного програмного забезпечення, єдиної технології обробки та обміну даними, типовою структурою даних та правилами їх інтеграції, уніфікованою системою класифікації, кодування та контролю інформації.

Рішення щодо здійснення доопрацювання, розробляння та внесення змін до програмного забезпечення Реєстру приймається адміністратором Реєстру відповідно до вимог розпорядника Реєстру за участі розробника програмного забезпечення Реєстру.

5.5. Захист інформаційних ресурсів Реєстру здійснюється шляхом створення та забезпечення функціонування комплексної системи захисту інформації (далі - КСЗІ) з підтвердженою відповідністю. Підтвердження відповідності здійснюється за результатами державної експертизи у порядку, визначеному вимогами Положення про державну експертизу у сфері технічного захисту інформації, затвердженого наказом Адміністрації Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації України від 16 травня 2007 року N 93, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 16 липня 2007 року за N 820/14087.

КСЗІ забезпечує захист інформаційних ресурсів (бази даних) Реєстру шляхом впровадження комплексу технічних, криптографічних, організаційних та інших заходів і засобів захисту інформації, спрямованих на недопущення блокування інформації, несанкціонованого ознайомлення з нею та/або її модифікації.

Завданням КСЗІ Реєстру відповідно до нормативних документів з технічного захисту інформації є забезпечення встановленої політики безпеки та реалізація необхідних організаційних, інженерно-технічних заходів і програмно-технічних засобів захисту, ефективне протистояння ймовірним загрозам інформаційним ресурсам Реєстру з надання основних функціональних послуг безпеки: конфіденційності, цілісності, доступності, спостережливості.

6. Структура Реєстру

6.1. Визначення технічних та програмних засобів, що входять до складу Реєстру, їх функціональних можливостей, кількості, порядку та строків експлуатації здійснюється адміністратором Реєстру у співпраці із розробником програмного забезпечення Реєстру.

Користувачі Реєстру зобов'язані дотримуватися заходів безпеки під час експлуатації технічних засобів складових Реєстру.

6.2. Складовими Реєстру є:

центральна підсистема;

програмно-апаратні комплекси;

телекомунікаційна мережа;

комплексна система захисту інформації.

6.3. Центральна підсистема Реєстру - це сукупність програмно-технічних засобів, призначених для обробки та збереження інформації, які забезпечують:

обробку (введення, записування, зберігання, знищення, приймання та передавання) інформації та формування бази даних;

створення, накопичення і зберігання реєстраційних карток документів та їх електронних копій;

коригування інформації, що міститься в Реєстру, з можливістю її друку;

пошук відомостей в Реєстру за даними про фізичну особу;

надання користувачам відповідно до їх повноважень доступу до інформації, що зберігається в Реєстру;

архівування даних;

обмін інформацією між розпорядниками Реєстру із використанням захищеної технології;

моніторинг стану інформаційного обміну між складовими Реєстру, а також системних журналів аудиту роботи користувачів, програмних і технічних засобів;

захист інформації під час її обробки в Реєстру.

6.4. До складу центральної підсистеми Реєстру входять:

основний та резервний сервери баз даних;

сервер імпорту зовнішніх даних;

WEB-сервери;

засоби захисту інформації;

автоматизовані робочі місця користувачів системи.

6.5. Технічні засоби, програмне забезпечення, що входять до складу Реєстру, технічна та експлуатаційна документація на них, дійсні повні й умовні найменування є відкритою інформацією.

6.6. Для створення Реєстру використовується програмне забезпечення, що відповідає усім необхідним вимогам згідно законодавства.

7. Використання та доступ до інформаційних ресурсів Реєстру

7.1. Доступ до інформації, що міститься у Реєстру, здійснюється з дотриманням вимог законів України "Про інформацію", "Про захист персональних даних" та "Про свободу пересування та вільний вибір місця проживання в Україні".

7.2. Доступ до інформаційних ресурсів Реєстру здійснюється безпосередньо з робочих місць користувачів Реєстру виключно авторизовано, із збереженням інформації про службову або посадову особу, яка здійснювала запит, та час такого запиту.

7.3. Користувачам Реєстру надається доступ до інформації, що міститься у Реєстру, відповідно до їх прав, визначених розпорядником Реєстру відповідно до законів України та функціональних обов'язків.

За погодженням з Відділом з питань державної реєстрації Чортківсьької міської ради створюються відповідні групи користувачів Реєстру із наданням їм різних прав доступу до інформації Реєстру.

Групи користувачів, що безпосередньо не формують Реєстру, можуть переглядати інформацію про особу за умови внесення до пошукової форми її ідентифікаційних даних та згоди на обробку персональних даних.

7.4. Користувачі Реєстру використовують інформацію, що обробляється в Реєстру, тільки зі службовою метою відповідно до покладених службових/посадових обов'язків та в установленого порядку. Така інформація не підлягає поширенню та передаванню іншим особам, крім випадків, передбачених законодавством.

7.5. Користувачі Реєстру відповідають за достовірність інформації, що вводиться ними до Реєстру, та зобов'язані дотримуватися законодавства про інформацію.

7.6. Контроль за дотриманням вимог щодо обробки інформації здійснює розпорядник Реєстру.

7.7. Технічне обслуговування і супровід мережевого устаткування, апаратних та програмних засобів Реєстру організовується адміністратором Реєстру.

8. Фінансування створення, забезпечення функціонування та розвитку Реєстру

8.1. Фінансування створення, забезпечення функціонування та розвитку Реєстру здійснюється в рамках проекту від U-LEAD “Е-рішення для громад” та Чортківською міською радою.