|
Діяльність архівного сектору
|
| 2026 рік |
| Назва виду роботи |
Зміст роботи |
Результат роботи |
|
Приймання громадян з питань, що стосуються їхніх запитів
|
Приймання громадян, надання консультацій, надання інформації, виявлення місць збереження документів, що не зберігаються в архівному секторі, надання необхідних рекомендацій та адрес |
Прийнято та надано інформацію 61 гр.
|
| Підвищення фахового рівня |
Навчання з питань цивільного захисту та безпеки життєдіяльності (16.02.2026-19.02.2026) за участі навчально-методичного центру цивільного захисту та безпеки життєдіяльності Тернопільської області
Пройдено освітній серіал “Основи роботи з відкритими даними” на платформі Дія. Освіта
Навчання
Презентація проекту ГО “Антикорупційний штаб” з розробки антикорупційної програми в Чорткові
Лекція на тему: «Як шукати корупцію на тендерах».
“Антикорупційна програма як ефективний інструмент запобігання корупції в громаді”
“Як писати про корупцію”
Пройдено навчання на тему ,,Управління життєвим циклом документа: від створення до архівування” в Державному закладі післядипломної освіти “Тернопільський регіональний центр підвищення кваліфікації”.
|
тестування
отримано сертифікат
05.05.2026
08.06.2026
18.06.2026
23.06.2026
25.06.2026
25.06.2026
26.06.2026
|
|
Формування справ архівного сектору. Робота по оправленню документів
|
Нумерація аркушів у справах, сканування документів справ, оформлення внутрішнього опису (внесення до внутрішнього опису заголовків (найменувань) документів відповідно до їх розміщення у справі, зазначення номерів аркушів справи, на яких міститься кожний документ), оформлення засвідчувального напису справ, свердління справи верстатом, оправлення справ, оформлення титульної сторінки |
Оформлено 150 справ
|
| Видача документів структурним підрозділам з архівосховища
|
Пошук інформації та видача справ
|
Видано 203 док.
|
| Свердління та прошивання справ структурним підрозділам міської ради |
|
Управління освіти – 14
Фінансове управління -45
Управління комунального господарства – 16
Відділ бухгалтерського обліку – 30
Загальний відділ – 2
Відділ мобілізаційної, оборонної роботи та ведення військового обліку – 5
Відділ архітектури та містобудівного кадастру –
Відділ персоналу та нагород – 3
Служба у справах дітей – 3
Управління соціального захисту та охорони здоров’я – 2
Відділ муніципального розвитку та енергоменеджменту – 1
Рішення сесій 2026 р. – 84
Рішення виконкому за 2026 р. – 12
|
| Виготовлення архівних коробок для розміщення справ |
|
26 шт. |
| Реставрація будинкових книг та упорядкування карток реєстрації мешканців що проживали (ють) у м. Чорткові |
|
12 |
| Виконання запитів на публічну інформацію |
|
6 |
| Складання звіту за 2025 рік |
|
Звіт складено |
| Складання опису справ постійного зберігання (рішень сесій)1991- 2025 рр. |
|
Опис складено |
|
Упорядкування, оформлення та прошивання справ, внесення в опис
|
|
Розпорядження міського голови про надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням – 3 справи;
Упорядкування та складання опису справ квартирного обліку – 3 справи;
|
| Іде підготовка до передавання справ постійного зберігання в архівний відділ Чортківської районної військової адміністрації |
|
|
| Упорядкування документів з кадрових питань (особового складу) за 2010 -2013 рр. |
|
33 спр. |
|
Методична та практична допомога структурним підрозділам, управлінням та комунальним підприємствам міської ради щодо оформлення архівної документації
|
|
Надання методичної допомоги в складанні номенклатури справ: Територіальному центру соціального обслуговування ; КП «Чортківське виробниче управління водопровідно-каналізаційного господарства»; відділу мобілізаційної, оборонної роботи та ведення військового обліку; управлінню соціального захисту та охорони здоров’я; Чортківській міській стоматологічній поліклініці
|
| Складення описів справ постійного зберігання для приймання-передавання в архівний сектор (рішень міської ради та рішень виконавчого комітету) за 2025 р. |
Складено описи справ постійного зберігання за 2025 р. |
Прийнято за описами справ постійного зберігання (рішень міської ради за 2025 р. в кількості 71 справ; рішень виконавчого комітету за 2025 р. в кількості 40 справ). |
| Назва виду роботи |
Зміст роботи |
Результат роботи |
|
Приймання громадян з питань, що стосуються їхніх запитів
|
Приймання громадян, надання консультацій, надання інформації, виявлення місць збереження документів, що не зберігаються в архівному секторі, надання необхідних рекомендацій та адрес |
Прийнято та надано інформацію 128 громадянам
|
| Підвищення фахового рівня |
28, 29, 30 квітня 2025 р. – участь у навчанні та тренінгу “Бізнес-планування та написання грантових заяв”, які проводила ГО “Агенція регіонального розвитку Таврійського об’єднання територіальних громад”
14 травня 2025 р. – підвищення кваліфікації в Державному архіві Тернопільської області для працівників архівних установ Тернопільської області за короткостроковою програмою. Тематика навчання – експертиза цінності документів та формування Національного архівного фонду в умовах воєнного стану.
14-18 липня 2025 р.
Участь у проєкті «Школа змінотворців 3.0», який відбувся у Чорткові за участі представників АРР Таврійського об’єднання територіальних громад.
18 серпня 2025 р.
Участь у форумі «Проєктний менеджмент для сталого розвитку громад».
10 листопада 2025 р.
Участь у форумі «Проєктний менеджмент для сталого розвитку громад».
19, 26 листопада 2025 р.
10 грудня 2025 р.
Участь у першому інтерактивному тренінгу навчальної програми “ШІ для муніципалітетів”
|
Отримано досвід
Отримано диплом
Отримано досвід
Отримано досвід
Отримано досвід
Отримано досвід
|
|
Формування справ архівного сектору. Робота по оправленню документів
|
Нумерація аркушів у справах, сканування документів справ, оформлення внутрішнього опису (внесення до внутрішнього опису заголовків (найменувань) документів відповідно до їх розміщення у справі, зазначення номерів аркушів справи, на яких міститься кожний документ), оформлення засвідчувального напису справ, свердління справи верстатом, оправлення справ, оформлення титульної сторінки
|
Оформлено 349 справ
|
|
Приймання-передавання справ на тимчасове зберігання до архівосховища
|
|
Прийнято:
29 справ та 6 реєстраційних журналів загального відділу міської ради
67 справ квартирного обліку
6 справ відділу персоналу
і нагород
20 відділу архітектури та містобудівного кадастру
|
|
Методична та практична допомога структурним підрозділам та комунальним підприємствам міської ради щодо оформлення архівної документації
|
Надання методичної та практичної допомоги структурним підрозділам та комунальним підприємствам у підготовці описів та номенклатури справ, проведення експертизи цінності документів
|
Надано методичну та практичну допомогу: КП “Благоустрій”, “Чортків дім”, службі у справах дітей, відділу з питань надзвичайних ситуацій та цивільного захисту, відділу мобілізаційної, оборонної роботи та ведення військового обліку, Територіальному центру соціального обслуговування населення (надання соціальних послуг) міста Чорткова щодо складання номенклатури справ. Фінансовому управлінню та Білівському старостинському округу щодо оформлення описів справ.
Управлінню комунального господарства, управлінню соціального захисту та охорони здоров’я щодо внесення змін в номенклатуру справ.
Проведено роботу з редагування описів справ постійного, тривалого, тимчасового зберігання, з кадрових питань (особового складу) та акту про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, складених фінансовим управлінням.
Надається методична допомога старостинським округам при упорядкуванні документів колишніх колективних сільськогосподарських підприємств, складанні описів справ для передавання в “Трудовий архів”.
|
| Видача документів структурним підрозділам з архівосховища |
Пошук інформації та видача справ
|
Видано 1024 справ
|
| Свердління та прошивання справ структурним підрозділам міської ради |
|
Управління освіти – 17
Фінансове управління – 58
Управління комунального господарства – 16
Відділ бухгалтерського обліку – 54
Загальний відділ – 35;
ЦНАП – 1
Юридичний відділ – 9
Служба у справах дітей – 2
Відділ мобілізаційної, оборонної роботи та ведення військового обліку -8
Відділ архітектури та містобудівного кадастру – 5
Державний реєстр виборців – 2
Відділ закордонної співпраці та промоції – 2
Оформлення рішень сесій 2025 р. – 94; виконкому 2025 р. – 39
Відділ персоналу та нагород – 6
Всього: 346
|
| Виготовлення копій, сканування документів технічними засобами архівного сектору за запитами та засвідчення їх |
|
894
|
|
Контроль температурно- вологісного режиму зберігання документів, протипожежного стану архівосховища
|
Знімання показників температури та відносної вологості повітря термогідрометром, запис показників, провітрювання приміщення, нагляд за станом засобів пожежогасіння
|
Регулярно
|
|
Знепилювання стелажів, коробок та справ
|
Усунення пилу з поверхні стелажів, коробок, протирання поверхні м’якою тканиною
|
Щотижня
|
|
Звірка фонду
|
|
2020-2024 рр.
|
|
Підготовка Програми фінансової підтримки Чортківського районного комунального підприємства “Трудовий архів” на 2025 р.
Внесення змін до Програми фінансової підтримки Чортківського районного комунального підприємства “Трудовий архів” на 2025 р.
Підготовка Програми фінансової підтримки Чортківського районного комунального підприємства “Трудовий архів” на 2026 р.
Складання номенклатури справ апарату та виконавчих органів міської ради
|
|
Програму прийнято:
рішенням виконавчого комітету Чортківської міської ради № 69 від 19.02.2025;
рішенням Чортківської міської ради № 2467 від 25 лютого 2025 р.
Затверджено рішенням Чортківської міської ради № 2864 від 19 грудня 2025 р.
Затверджено рішенням Чортківської міської ради № 2865 від 19 грудня 2025 р.
Затверджено 27 б.04.2025
|
| Пошук інформації у фонді архівного сектору |
|
Постійно |
|
Приймання-передавання документів в архівний відділ Чортківської районної військової адміністрації
та Чортківське районне комунальне підприємство «Трудовий архів»
|
|
Передано 20 справ з кадрових питань (особового складу) виборів Президента України (26 червня ‒ перший тур і 10 липня – другий тур), депутатів і голів місцевих рад 26 червня 1994 року в КП “Трудовий архів”
Проводиться упорядкування та складання опису справ постійного зберігання, з кадрових питань (особового складу) Фонду комунального майна для передавання документів в архівний відділ Чортківської районної військової адміністрації та КП “Трудовий архів”.
|
| Переміщення справ всередині архівосховища |
|
Переміщено 190 справ, 66 архівних коробок зі справами |
| Виготовлення архівних коробок для розміщення справ |
|
22 |
|
Розпочато реставрацію будинкових книг та карток реєстрації мешканців для прописки громадян, що проживали (ють) у м. Чорткові
|
Будинкові книги реставруються та переплітаються.
Картки реєстрації “нарощуються” , формуються у справу приблизно по 50 аркушів та переплітаються
|
Будинкові книги – 20
Картки реєстрації – 37
|
|
Формуванням справ:
– розпоряджень з кадрових питань (особового складу) за 2022 р. відділу персоналу та нагород;
– розпоряджень міського голови про короткострокові відпустки 2022 р.відділу персоналу та нагород
– розпоряджень міського голови щодо оплати відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням за 2023 р.відділу персоналу та нагород
|
Розпорядження упорядковуються, складається внутрішній опис та підшиваються справи
|
4 справи
1 справа
1 справа
|
| Виконання запитів на публічну інформацію |
Ознайомлення із запитом, аналіз та опрацювання нормативно-правових і нормативних документів за темою запиту; визначення документів для перегляду; виявлення необхідних відомостей; написання відповіді або надання інформації виконавцю запиту |
14 запитів |
| Упорядкування та оформлення справ фонду комунального майна |
|
40 справ |
2024 рік
|
| |
|
Назва виду роботи
|
Зміст роботи
|
Результат роботи
|
|
Приймання громадян з питань, що стосуються їхніх запитів
|
Приймання громадян, надання консультацій, надання інформації, виявлення місць збереження документів, що не зберігаються в архівному секторі, надання необхідних рекомендацій та адрес
|
Прийнято та надано інформацію 112 громадянам.
|
|
Підвищення фахового рівня
|
1. Участь у вебінарі «Організація діловодства: Роль архівних установ органів місцевого самоврядування. Організація проведення експертизи цінностей документів. Організація діловодства та архівне зберігання документів у воєнний час. Порядок ведення погосподарських книг та їх передавання на архівне зберігання», проведеного в рамках роботи Всеукраїнської Асоціації на базі платформи «Управління людськими ресурсами» за підтримки Програми USAID «Децентралізація приносить кращі результати та ефективність» (DOBRE).
|
02 лютого 2024 р.
|
|
2. Онлайн навчання «Діловодство і архівна справа. Практичне застосування чинних нормативно- правових актів у сфері діловодства та архівної справи установами різних форм власності» (Державний архів Тернопільської області)
|
29 березня 2024 р.
|
|
3. Участь в інформаційній сесії «Закон України «Про адміністративну процедуру»: можливості для належного застосування, актуальні виклики, можливі рішення для органів місцевого самоврядування».
Участь в інфо-сесії на тему: Збереження, захист та відновлення документів ОМС” в рамках Програми “U-LEAD з Європою”.
Участь у серії вебінарів з питань доброчесності в Україні.
«Вступ: Рамкова програма ОЕСР з питань публічної доброчесності»
Міжнародні стандарти з публічної доброчесності: Ознайомлення
Участь у вебінарі “Електронне декларування як запорука фінансової доброчесності”
|
02 квітня 2024 р.
19.06.2024
06.11.2024
13.11.2024
27.11.2024
|
|
Формування справ. Робота по оправленню документів
|
Нумерація аркушів у справах, сканування документів справ, оформлення внутрішнього опису (внесення до внутрішнього опису заголовків (найменувань) документів відповідно до їх розміщення у справі, зазначення номерів аркушів справи, на яких міститься кожний документ), оформлення засвідчувального напису справ, свердління справи верстатом, оправлення справ, оформлення титульної сторінки
|
Оформлено 345 справ
|
|
Виявлення документів, що не стосуються архівного сектору Чортківської міської ради
|
У фонді архівного сектору Чортківської міської ради виявлено документи, що не стосуються архівного сектору міської ради. Працівниками архівного сектору проведено науково-технічне упорядкування та експертизу цінності документів за фактичною їх наявністю. За результатами проведеної експертизи цінності оформлені описи справ постійного зберігання, з кадрових питань (особового складу), тимчасового зберігання (включно до 10 років) та акти про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду. Науково-технічне упорядкування проведено до чинних вимог архівних правил.
Оформлення необхідної документації для приймання-передавання документів.
|
Оформлено і передано 75 справ.
|
|
Приймання-передавання справ на тимчасове зберігання до архівосховища
|
Прийнято справи постійного зберігання від чотирьох структурних підрозділів. Оформлення приймання за усталеною формою, складання актів приймання-передавання.
|
Прийнято 146 справ.
|
|
Методична та практична допомога структурним підрозділам та комунальним підприємствам міської ради щодо оформлення архівної документації
|
Надання методичної та практичної допомоги структурним підрозділам та комунальним підприємствам у підготовці описів та номенклатури справ, проведення експертизи цінності документів.
|
Надано методичну допомогу семи структурним підрозділам та п’яти комунальним підприємствам.
|
|
Переміщення справ всередині архівосховища
|
Переміщення справ у межах
архівосховища
|
Переміщено 302 справи
|
|
Видача документів структурним підрозділам з архівосховища
|
Пошук інформації та видача справ.
|
Видано 423 справи
|
|
Контроль температурно- вологісного режиму зберігання документів, протипожежного стану архівосховища
|
Знімання показників температури та відносної вологості повітря термогідрометром, запис показників, провітрювання приміщення, нагляд за станом засобів пожежогасіння.
|
Регулярно
|
|
Знепилювання стелажів, коробок та справ
|
Усунення пилу з поверхні стелажів, коробок, протирання поверхні м’якою тканиною
|
Щотижня
|
|
Складання довідкового апарату
|
Вивчення архівних документів, винесення тематичних понять на картки із зазначенням пошукових даних справ, у яких є відповідна інформація.
Матеріали систематизуються за темами та хронологією.
|
Регулярно
|
| Свердління та прошивання справ структурним підрозділам міської ради |
|
359 справ
|
|
Підготовка зведеної номенклатури справ на 2025 рік
|
Обговорення зі структурними підрозділами попередньої номенклатури справ, внесення змін та складання номенклатури справ на 2025 р. (вересень-жовтень) |
Складання номенклатури справ завершено 28.10.2024
|
| Виготовлення копій та сканування документів технічними засобами архівного сектору за запитами |
Пошук документа, копіювання або сканування.
|
1822 арк.
|
|
