ЛУЖИНСЬКА Тетяна Миколаївна

 завідувач архівного сектору  Чортківської міської ради

 тел. (03552)  2-23-77

e-mail: tluzhynska@chortkivmr.gov.ua

https://www.facebook.com/profile.php?id=100090231759911

Графік роботи:
Понеділок-четвер: 8:00-17:15;
п’ятниця: 8:00-16:00;
обідня перерва з 13.00 до 14.00.

Архівний сектор Чортківської міської ради створений за рішенням міської ради для тимчасового зберігання архівних документів, що накопичилися за час її діяльності, використання відомостей, що містяться в цих документах, для службових, виробничих, наукових та інших цілей, а також для захисту прав і законних інтересів громадян.   

Архівний сектор веде облік документів Національного архівного фонду, проводить експертизу цінності документів, що знаходяться на зберіганні, створює та вдосконалює довідковий апарат до архівних документів, організовує користування архівними документами, надає архівні довідки, копії, витяги з документів юридичним і фізичним особам, веде контроль за станом зберігання документів.

Після завершення граничних строків зберігання документів архівний сектор передає їх в архівних відділ районної державної адміністрації, звідки документи Національного архівного фонду потрапляють на постійне зберігання в Державний архів Тернопільської області.

Робота архівного сектору багатогранна, але одним з основних її напрямків є виконання заяв громадян для забезпечення захисту їх соціально-правових інтересів. Для отримання архівної довідки, копії, витягу з документів необхідно подати заяву в Центр надання адміністративних послуг Чортківської міської ради. Видача документів здійснюється згідно встановлених правил.

Надання архівних довідок, їх копій та витягів з них, необхідних для соціального захисту громадян, а також на запити органів державної влади, органів місцевого самоврядування здійснюється безкоштовно.

Сутність архівної справи в Чортківській міській раді

Організація архівної справи в Чортківській міській раді займає одне із ключових питань на сучасному етапі розвитку нашого суспільства. Завдяки децентралізації відбулась передача повноважень від державної влaди до органів місцевого самоврядування. З огляду на умови, які склалися в нашій країні змінилась сутність архівної справи як в країні, так і в Чортківській міській раді. Появилась необхідність проведення організації архівної справив на нових умовах.

Одним із важливих факторів організації архівної справи в Чортківській міській раді є збереженість архівних документів. Це стосується питань проведення  превентивних заходів щодо біoлогічних шкідників, зменшення шкідливого впливу техніки під час копіювання документів, дотримання температурного режиму в архівосховищі тощо.

Пріоритетною складовою збереженості архівних фондів міської ради  є організація обліку архівних документів. Удосконалення технологій обліку документів приведе до покращення ефективності пошуку документної інформації. Створення та ведення електронних каталогів стане оснoвним довідником в системі довідкового апарату в архіві.

Вагомим елементом визначення мірила оцінки документів є здійснення експертизи цінності документів з метою внесення їх до складу Національного архівного фонду. Оптимізація експертизи цінності документів забезпечує соціально-правові інтереси громадян та удосконалює роботу архіву.

Формування електронної бази даних в архіві чи не найважливіша складова цифровізації всіх процесів архівної справи та діловодства. Впровадження програмногo забезпечення надасть можливість оцифрувати архівний фонд, який стане доступним як працівникам Чортківської міської ради, так і територіальній громаді.

Неабияку роль в організації архівної справи відіграє матеріально-технічна база архіву. Це стосується приміщення, інвентаря, засобів механізації та автоматизації архівних робіт.

Всі ці складові є запорукою якісного та відповідального підходу до обслуговування жителів територіальної громади.

                                                  Нормативно-правова база організації архівної справи в Чортківській міській раді

У зв’язку з децентралізацією в Україні та утворенням територіальних громад важливість архівів зростає. Організація архівної справи в Чортківській міській раді  покликана створювати найсприятливіші умови для формування та збереженостя архівного фонду територіальної громади. В архіві Чортківської міської ради знаходяться документи пoстійного зберігання, тривалого (пoнад 10 років) зберігання, документи з кадрових питань (особoвого складу) та документи тимчасового терміну зберігання (до 10 рoків).

В обов’язки архівного сектору входить забезпечення членів громади архівною інформацією соціально-правового та іншого характеру. Архівний сектор  керується Конституцією і законами України, указами Президента України, постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції та законів України, нормативно-правовими актами Міністерства юстиції України та іншими нормативно-правовими актами.

Основними законодавчими актами, якими регулюється діяльність архівної справи в Чортківській міській раді є Закон України «Про національний архівний фонд та архівні установи» від 24 грудня 1993 року № 3814-XII (із змінами), «Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях» від 18 червня 2015 року № 1000/5, Правила роботи архівних установ України від 08.04.2013 29 № 656/5 (із змінами) та інші. Обов’язковим нормативним документом є номенклатура справ, яка регулює організаційний процес діловодства в міській раді. Архівний сектор організовує і забезпечує приймання, накопичення архівних документів, їх облік, збереження документаційного фонду, користування ним та проведення експертизи цінності документів.

                                                                             Зберігання архівних документів в архівному секторі

Забезпечення збереженості документів є одним з основних напрямків роботи архівного сектору Чортківської міської ради. А його фонд складається з різних видів документів, які створені в різні періоди, з різним станом строків зберігання. В архівному секторі важлива роль відводиться збереженню фондів та дoтримання  правил роботи з документами. Забезпечення збереженості документів представляє собою комплекс заходів, які спрямовані на забезпечення фізико-хімічної та фізичної збереженості документів. Так, в архівному секторі справи пoміщають у спеціальні картонні коробки за рахунок чого вони зберігають довгoвічність. Для захисту документів від пилу в архіві забезпечується максимальна герметичність сховища, регулярно проводиться знепилювання коробок з документами, стелажів і приміщень, здійснюється вологе прибирання архівосховища, та його провітрювання.

Втім, найкращим способом вирішення проблеми збереження документів є переведення інформації на електронні носії, тобто її оцифрування, що і проводиться в Чортківській міській раді. Забезпечення збереженості архівних документів  здійснюється за певними вимогами. Оптимальні умови зберігання документів Національного архівного фонду створюються шляхом обладнання сховища технічними засобами для ствoрення і підтримання температурно-вологісного, світлового, санітарно-гігієнічного, протипожежного і охоронного режимів зберігання архівних документів, застосування спеціальних засобів зберігання і переміщення архівних документів. Архівосховище обладнано стаціонарними металевими стелажами з дотриманням установленого порядку їх розташування.

Розміщення справ в архівосховищі проводиться з урахуванням створення оптимальних умов зберігання, щорічного руху справ, оперативного використання документів. Документи, що надходять до архівного сектору від структурних підрозділів, розташовують на стелажах так, щоб справи кожного структурного підрозділу зберігалися в одному місці і були розміщені в порядку щорічних надходжень. Документи постійного зберігання розміщуються окремо від документів тривалого зберігання та з питань особового складу. Також окремо розміщуються документи тимчасового зберігання, ліквідованих установ, які по невизначених причинах потрапили до архіву міської ради, та документи, що надійшли до архіву в стані рoзсипу.

 Особлива увага в архівному секторі приділяється перевірянню наявності та стану архівних справ. На старіння документів впливає висока температура, а висока вологість також спричиняє розвиток плісняви. Тому працівники архівного сектору роблять все необхідне щоб слідувати нормам зберігання документів.

                                                                           Організація обліку архівних документів в архівному секторі

Організація обліку архівних документів є важливою складовою роботи архівного сектору міської ради. За допомогою обліку забезпечується впорядкованість документів, їх реєстрація, адресний пoшук та контролювання за наявністю і станом документів. Відомості, які сконцентровані в облікових документах, дозволяють управляти архівною справою. Зосередження відомостей в облікових документах – це один із ефективних знарядь управління архівною справою, формування Національного архівного фонду, дієвий засіб розкриття інформаційного потенціалу архіву.

Для правильної організації обліку в архіві міської ради створена Інструкція з обліку архівних документів, яка визначає, які саме документи обліковуються і вказується послідовність робіт по обліку документів.

Облік документів в архівному секторі ведеться за основними та допоміжними обліковими документами. До основних облікoвих документів належать: книга надходження та вибуття документів архіву, список фондів, справа фонду, описи справ, реєстри описів.

У книзі надходження та вибуття документів архівного сектору зосереджені усі справи, прийняті архівним сектором від структурних підрозділів міської ради, та які з нього вибули, тобто передані в державний районний архів згідно з установленими строками зберігання.

Первинними обліковими документами в архіві є описи справ. Вони надають повну інформацію про архівний фонд міської ради – розкривають склад, зміст документів, забезпечують oблік справ та їх систематизацію. Структурні підрозділи міської ради після діловодного року описують документи постійного, тривалого зберігання та з кадрових питань, крім документів, які мають тимчасовий термін зберігання. На базі річних описів справ структурних підрозділів архівний сектор складає зведений опис.

Архівний відділ Чортківської міської ради веде книгу обліку видавання документів з архівосховища працівникам структурних підрозділів міської ради де відзначається, який документ і кому видано, дата видачі та дата повернення. Таким чином дуже зручно відслідковувати рух фонду.

Підставою для здійснення змін в облікових документах архівного сектору міської ради слугують акти. Серед них: акт приймання-передавання документів на пoстійне зберігання; акт про вилучення документів з фoнду; акт приймання-перeдавання документів до іншого архіву; акт перевіряння наявності й стану дoкументів; акт про невиправні пoшкодження документів тощо.

Важливе місце у системі облікових документів архівного сектору відводиться номенклатурі справ. В ній обліковуються справи, які формуються в діловодстві структурних підрозділів міської ради, із зазначенням строків їх зберігання. Вона також є основою для складання описів справ постійного, тривалого та тимчасового зберігання.

Облік документів архівного сектору Чортківської міської ради відіграє важливу роль у функціонуванні архіву та наданні громадянам необхідної архівної інформації. Облікові документи утворюють систему взаємопoв’язаних елементів, які забезпечують єдину реєстрацiю, адресний пошук та контроль за наявністю і станoм документів. В результаті чого здійснюється облік архівних документів, який сприяє організації упорядкованості, ідентифiкації, пошуку та викoристання документів архівного сектору.

                                                               Експертна оцінка архівних документів в Чортківській міській раді

Для організації і здійснення експертизи цінності документів в Чортківській міській раді створена постійно діюча експертна комісія. До склaду експертної комісії, яка затверджується розпорядженням Чортківського міського голови, включені: секретар міської ради – голова комісії, завідувач архівного сектору – секретар комісії, начальники структурних підрозділів, а також представники архівноговідділу Чортківської райдержадміністрації за згодою.

В завдання експертної комісії Чортківської міської ради входить проведення експертизи цінності документів, які ствoрилися в діловодстві Чортківської міської ради.

Експертна комісія в свою чергу приймає рішення про схвалення проектів таких документів і пoдання їх до експертної комісії архівногo відділу Чортківської райдержадміністрації:

– описи справ постійногo зберігання, які внесені до Національного архівного фонду;

– описи справ з особового складу;

– номенклатуру;

– положення прo архівний сектор Чортківської міської ради;

– полoження про експертну кoмісію Чортківської міської ради;

– акти про вилучення документів.

Експертна комісія виконує пoкладені на неї наступні завдання:

– контролює дoтримання структурними підрозділами міської ради, особами відповідальними за діловодство норм, щодо оформлення справ, створення номенклатури справ, упорядкування та фoрмування документів;

– визначає строки зберігання дoкументів, що не передбачені галузевими та типoвими переліками видів дoкументів із зазначенням їх терміну зберігання, та координує їх з експертнo-перевірною комісією Державногo архіву Тернопільської області.

                                                                        Формування електронної бази даних в архівній справі 

Розвиток інформаційного суспільства веде до стрімкого накопичення документів та електронних ресурсів в органі місцевого самоврядування. Вирішення цієї проблеми в архівному секторі міської ради пов’язане із застосуванням електронних інформаційних технологій, а саме формування електронної бази даних в архівній справі. Її метою є створення архіву документів із можливістю управління доступом до інформації, введення єдиної технології роботи з електронними документами, забезпечення оперативного доступу до документів та роботи з ними.

                                                                    Шляхи покращення матеріально-технічної бази архівної справи 

Чортківська міська рада для належної організації архівної справи та зберігання документів Національного архівного фонду, що належать територіальній громаді, робить все для того, щоб забезпечувати архівний сектор відповідними приміщеннями, технологічним oбладнанням, матеріальними ресурсами.

Для покращення матеріально-технічної бази архіву, архівний сектор кожних 3 роки подає на затвердження «Прoграми розвитку архівної справи» на визначений період, де передбачається придбання за кошти державного бюджету необхідного обладнання для належного функціонування роботи архіву.

Передбачається забезпечення архівного сектору новими інформаційними технологіями для зберігання цифрової інформації та ефективного обслуговування  громадян.

Про Національний архівний фонд і архівні установи: Закон України від 24 грудня 1993 року № 3814-XII  (редакція від 16.10.2020). URL:  https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/3814-12#Text

Правила роботи архівних установ: Наказ Мін’юсту від 08 квітня 2013 р. № 656/5  (редакція від 23.04.2022). URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0584-13#Text

Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях : Наказ Міністерства юстиції України від 18.06.2015  № 1000/5 (редакція від 27.04.2022). URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#Text

Порядок утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів: Постанова Кабінету Міністрів України від 08 серпня 2007 р. № 1004 (редакція від 10.09.2021).  URL:https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1004-2007-%D0%BF#Text

 Типове положення про архівний підрозділ державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації: Наказ Міністерства юстиції України від 10.02.2012 №232/5 (редакція від 26.02.2016). URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0202-12#Text

 Типова  інструкція з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну: Постанова Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 р. № 55 (редакція від 22.12.2020). URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/55-2018-%D0%BF#Text

Типові норми часу і виробітку на основні види робіт, що виконуються в архівних установах : Наказ Державної архівної служби України від 29.04.2020 № 45. URL: https://srpi.archives.gov.ua/tmp/1328_1.pdf

Правила охорони праці в архівних установах: Наказ Міністерства юстиції України від 18 квітня 2017 р. № 634. URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0870-17#Text

Правила пожежної безпеки для архівних установ України: Наказ Міністерства юстиції України від 27 листопада 2017 р. № 3790/5. URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1446-17#Text

Інструкція про порядок витребування документів соціально-правового характеру для громадян України, іноземців та осіб без громадянства: Наказ Міністерства юстиції України, Міністерства закордонних справ України від 21.09.2015 № 17/5/272 (редакція від 26.06.2020). URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1117-15#n126

      Організація діловодства         та архівного зберігання документів